Систематизация бизнес процессов
Систематизация бизнеса – необходимое условие современного успешного предприятия. К сожалению, не все собственники это понимают. Но все к этому приходят. Кто-то практически сразу, а кто-то спустя несколько лет нервотрепки. Регламенты, описывающие рабочий процесс в компании, позволяют каждому сотруднику понять свои цели и задачи и грамотно выстраивать рабочий день, быстрее обучать новичков и избавить руководство от ответов на ежедневные «глупые» вопросы и постоянного контроля за текущей деятельностью сотрудников.
И есть два пути систематизировать бизнес процесс – понадеяться на собственную компетентность, скрупулезно работая над документами, или обратиться к опытному наставнику. Такую возможность предлагает Дмитрий Ларионов, основатель маркетингового агентства MAXIMUS MEDIA, дипломированный психолог и коуч, помогший выстроить бизнес десяткам предпринимателей. Индивидуальные занятия помогут проанализировать текущую деятельность компании, прописать желаемый результат и план по его достижению.
Когда начинать описывать бизнес-процессы
Единственно верный ответ на этот вопрос – сразу после того, как наймете первого сотрудника. Руководителям микропредприятий, с небольшим штатом, часто кажется, что все на виду, понятно, что делает каждый из коллег, и ничего описывать не нужно. И это ошибочное мнение. Чем меньше людей задействованы в процессе, тем больше на каждом из них обязанностей. И тем скорее, бизнес-процессы нужно систематизировать – это не только повысит эффективность сотрудников и сократит время на каждое действие, но и избавит вас от случайных ошибок и необходимости доделывать все своими руками.
Чтобы понять стоит ли уже сейчас систематизировать бизнес и избавиться от бардака, попробуйте узнать себя в описанных ситуациях:
- Сотрудники не выполняют все поставленные задачи;
- Из-за ошибок работников, нередко срываются сроки сдачи заказа;
- Вы пытаетесь контролировать все процессы до мельчайших деталей, боясь потерять качество работы;
- Непонятно как открывать новый филиал, если раздвоиться возможности нет;
- На обучение новых сотрудников вы тратите несоразмерно много времени.
Похоже на рабочие будни вашей организации? Можно продолжать вести бизнес «как есть», а можно внедрить систематизацию, освободив личное время для новых проектов и начав зарабатывать больше при тех же условиях.
Этапы бизнес-процессов
Систематизация бизнеса по шагам – непростое и не быстрое дело. В среднем, постепенное внедрение новшеств, позволяет перестроить все бизнес-процессы в работе компании за 1-1,5 года, но в некоторых случаях может растянуться на несколько лет. Вот основные этапы, которые необходимо пройти:
- Для перехода к систематизации нужны инвестиции. И начать стоит с создания и управления потоком клиентов, приносящих организации деньги. Эта задача из области маркетинга и рекламы. Не имея хорошего дохода, нет смысла вкладываться в автоматизацию процессов.
- Постановка целей требует вдумчивого, грамотного подхода. Определите стратегию развития компании, пропишите краткосрочные и долгосрочные цели. В идеале, привлеките к этой работе ключевых сотрудников.
- Описание текущей модели организации самый сложный этап. Здесь важно быть честным с собой. Чем точнее вы опишите ситуацию, тем понятнее и проще ее будет менять. Эта работа также даст понять слабые звенья модели работы компании и принять меры для их усиления.
- Сравните текущее состояние компании и результат, которого хотелось бы достичь, продуманный и прописанный на втором этапе. И разработайте модель организации, позволяющей прийти к намеченным целям.
- Внедрение изменений не стоит откладывать в долгий ящик. Здесь лучше всего работает стратегия «планируй, контролируй, нанимай». Не стоит также систематизировать все и сразу. Начните с небольшого пилотного отдела, это поможет подойти к следующим изменениям, учитывая полученный опыт.
Факторы риска систематизации
Каким бы сильным не было желание владельца систематизировать бизнес, процесс нередко затягивается, стопорится или откладывается на неопределенный срок.
- Не все руководители компаний готовы к долгим и довольно дорогостоящим переменам. Непонимание длительности перехода часто приводит к его досрочному завершению.
- Участие персонала и понимание им важности внедрения плана перехода не менее важно. Нужно быть готовым к тому, что часть сотрудников негативно воспримет нововведения. Здесь стоит работать с теми ответственными, лояльными коллегами, кто понимает выгоду и важность перемен, и сможет повести за собой остальных.
- Не знание решений, технологий и методов внедрения систематизации, а также консервативные взгляды собственника, нерешительность и нежелание рушить шаблоны — еще один стопор на пути к быстрому достижению плана.
Поставив цель, нужно решительно и планомерно двигаться к ее достижению. Не позволяя непредвиденным обстоятельства и возникающим сложностям сбить вас с намеченного пути.
Сейчас или позже, но регламентация и описание бизнес процессов, станут необходимостью выживания современного бизнеса в любой сфере. И выбор только за вами – несколько лет набивать шишки, теряя нервы и клиентов, либо запустить и ускорить процесс разработки, позволяющий меньше, чем через год вывести предприятие на новый уровень. И ничто так не мотивирует, не поддерживает и не дает того, самого заветного, пинка, как инструкция по систематизации бизнеса от профессионала, успешно построившего собственный бизнес и помогшего десяткам предпринимателям сделать то же.
