Уволился — а доступы остались
Через год после увольнения у человека рабочая почта, доступ к диску и кабинету. Никто не помнит, что и когда выдавали.
безопасность · работа с ассистентом
Ассистент видит твой бизнес изнутри. Что с этим делать
Первый ассистент получает доступ к почте, рекламному кабинету, банку и документам — и почти всегда без единого правила. Десять мер, которые закрывают эту дыру за вечер и не превращают работу в бюрократию.
почему это важно
Доступ выдаётся за минуту, забирается за полгода
Собственник передаёт ассистенту почту, диск, банк и рекламный кабинет — потому что так быстрее. Проблема не в доверии: человек может уйти, потерять телефон, работать на двух работодателей сразу. Вопрос не «доверять или нет», а «что произойдёт, если этот доступ окажется не у него».
Пароли в переписке
Пароль от банка или кабинета лежит сообщением в чате. Его видит любой, кто получит доступ к этому чату.
Платежи без потолка
Ассистент оплачивает рекламу с основной карты. Одна ошибка в бюджете — и деньги ушли без подтверждения.
что делать
Десять мер, по порядку
Первые четыре закрывают большую часть рисков — с них и начинай. Остальные добавляются по мере того, как у ассистента появляется больше зон.
- 1Принцип минимальных привилегийДоступ выдаётся не «на всякий случай», а под конкретную задачу. Нужен доступ к таблице заказов — даёшь к таблице заказов, а не к диску целиком.
- 2Регламент доступов таблицейОдин документ, где по каждому сервису записано: кто имеет доступ, какого уровня, кто выдал и когда забрать. Без него через полгода не вспомнишь, у кого что осталось.
- 3Менеджер паролейПароли передаются через менеджер, а не в переписке. Ассистент пользуется, но не видит сам пароль и не может унести его с собой.
- 4Двухфакторная аутентификацияВторой фактор и коды восстановления остаются только у тебя. Это тот рубеж, который не делегируется ни при каком уровне доверия.
- 5Отдельные почтовые ящикиУ ассистента своя рабочая почта в твоём домене, а не доступ к твоей личной. Уходит человек — закрывается ящик, а не меняется вся твоя жизнь.
- 6Выделенная рабочая средаРабочие файлы и сервисы отделены от личных. Смешивать удобно ровно до первого увольнения.
- 7Виртуальные карты с лимитамиАссистент оплачивает подписки и рекламу с карты, у которой есть месячный потолок. Ошибка или злой умысел упираются в лимит, а не в основной счёт.
- 8Система утверждения платежейПлатёж выше порога уходит только после твоего подтверждения. Порог назначаешь сам — смысл в том, чтобы он вообще был.
- 9NDA и Security AgreementСоглашение о неразглашении и отдельное соглашение по безопасности: что человек обязан делать с доступами и данными. Подписывается до выдачи первого доступа, а не после инцидента.
- 10Регулярные аудитыРаз в месяц проходишь по регламенту доступов: кто уволился, у кого остались права, где не сменили пароль. Пятнадцать минут, которые закрывают большую часть рисков.
что заберёшь с собой
- Регламент доступов: таблица «сервис — кто — уровень — когда забрать»
- NDA и Security Agreement под подпись до выдачи первого доступа
- Чек-лист ежемесячного аудита доступов
- Порядок передачи паролей и настройки второго фактора
дальше
Где это разбирается целиком
Безопасность — часть большой темы найма: сначала человек проходит воронку, тестовое и собеседование, потом оформляются отношения и выдаются доступы. Всё это — модуль «Найм команды по системе».
Найм команды по системе
Воронка найма с цифрами, анкета, тестовые задания, скрипт собеседования, оформление и безопасность. Модуль базы знаний — открыт.
Систематизация бизнеса
Программа, внутри которой этот модуль живёт: оргструктура, KPI, регламенты, делегирование и найм за шесть недель.
Бесплатная диагностика
Тридцать минут со мной: посмотрим, кому у тебя сейчас выданы доступы и что забрать в первую очередь.
первый шаг
Пора наводить порядок в доступах?
Запишись на бесплатную диагностику — разберём твою ситуацию и составим план.
- Разбор твоего бизнеса лично со мной
- Где теряешь деньги и время
- Что внедрять в первую очередь
- Готовый план действий на выходе
вопросы
Частые вопросы
Это не перебор для одного ассистента?
Половина мер делается один раз за вечер: менеджер паролей, отдельная почта, виртуальная карта с лимитом. Дальше они работают сами. Перебор — это когда у бывшего сотрудника через год остаётся доступ к твоей рекламной кабинету и почте.
Что делать, если ассистент уже работает без всего этого?
Начни с регламента доступов: выпиши, к чему у человека сегодня есть доступ. Обычно на этом этапе и обнаруживается лишнее. Дальше по списку — от паролей и второго фактора к платежам.
NDA вообще работает в России?
Соглашение о неразглашении — не волшебная защита, но оно фиксирует, что информация конфиденциальна, и меняет отношение к ней. Технические меры важнее бумаги: доступ, который не выдан, невозможно унести.
Где взять шаблоны?
Регламент доступов, NDA и Security Agreement разбираются в модуле «Найм команды по системе» программы «Систематизация бизнеса» — там же лежат готовые документы.